D'un devis vers une facture / avoir

Afin de pouvoir facturer vos clients, vous devez au préalable générer un devis dans l’application. Cela vous permettra notamment Rendez-vous dans Menu > Ventes, ou Menu > Ventes > Commandes (menu du haut) > Devis. Cliquez ici sur Nouveau.

Création de devis

Définition du client

Commencez par définir le client pour lequel vous créez ce devis; Saisissez le nom de votre client; s’il existe déjà, vous pouvez le sélectionner depuis la liste déroulante. Sinon, cliquez sur Créer et modifier dans la liste déroulante.

Ici, vous pouvez créer votre nouveau client; saisissez les informations pertinentes, puis cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Si besoin, vous pouvez modifier à tout moment ces informations en cliquant sur la flèche à côté de la selection pour ré-accéder au formulaire:

… ou bien, directement depuis Menu > Contacts.

Conditions de paiement

Vous pouvez spécifier les conditions de paiement attendues; Si demande d’acompte, escompte sur paiement anticipé, paiement à échéance… Si cette information n’est pas renseignée, nous nous attendons à ce que le client paie immédiatement.

Remplir son devis

Au même titre que les informations clients, vous pouvez créer des produits / services à proposer dans vos devis à la volée, en suivant la même procédure que précédemment pour la Création d’un nouvelle fiche client.

Une fois crée et ajouté, vous pouvez associer aux lignes de vos devis des annotations afin de donner + de détails au client sur le produit. Vous pouvez modifier le montant unitaire, et la quantité (en valeurs positives ou négatives).

Particularité du logiciel: Les devis avec un montant total positif sont considérés comme des factures (le client doit vous payer). Les devis avec un montant total négatif sont considérés comme un avoir (vous payez le client). Pour passer d’une facture à un avoir, assurez-vous simplement que les Quantité sélectionnées sur les lignes de produits sont bien également négatives.

Vous pouvez également ajouter des notes libres en cliquant sur Ajouter une note, et des sections (le texte sera alors en gras) pour ordonner votre devis grâce à Ajouter une section.

Choix des taxes

Sur vos lignes produits, il est critique de sélectionner correctement les taxes à appliquer. Si la taxe appliquée par défaut n’est pas celle qui convient, n’hésitez pas à la supprimer et à ajouter celle qui correspond.

Le calcul de la taxe sera répercuté sur le prix final du devis en fonction de la configuration de ladite taxe.

Ajouter des notes / conditions

Juste en dessous de votre devis, vous pouvez également ajouter des notes libres qui apparaîtrons sur le document final.

Aperçu numérique / PDF

Si vous souhaitez visualiser la proposition qui sera faite au client final, cliquez sur le bouton Aperçu.

Ici, vous pouvez visualiser la proposition au format numérique qui sera transmise au client si vous choisissez l’envoi électronique par adresse email. Sinon, sur cette page, cliquez sur Voir les détails pour obtenir le document PDF que vous pouvez alors imprimer et présenter physiquement à votre client.

Envoi par mail

Une fois votre devis prêt, vous pouvez le communiquer par mail à votre client; cliquez tout simplement sur Envoyer par mail; Une fenêtre s’ouvrira alors pour vous proposer le contenu du mail à envoyer au client, que vous pouvez alors customiser avant de cliquer sur le bouton Envoyer.

Valider / transformer en avoir ou facture

Si votre client valide la commande numériquement par mail, la génération de la facture se fera alors automatiquement. Sinon, vous devrez simplement appuyer sur le bouton Confirmer. Votre devis passera alors du statut Devis à celui de Commande Client, actant la prise en charge.

Creation de facture / gestion des acomptes

Quand vous cliquez sur Créer une facture, vous pouvez générer une facture d’acompte avant de valider la commande finale en effectuant le type de choix ci-dessous.

Cliquez sur Créer brouillon pour créer la facture finale (ou la facture d’acompte associée au devis). En cas de creation de facture d’acompte, validez et comptabilisez celle-ci pour la retrouver automatiquement annotée côté devis.

Une fois la facture d’acompte payée, vous pourrez retourner sur le devis, cliquer à nouveau sur Créer une facture pour générer la facture finale, amputée du montant déjà versé en acompte.

Naviguer entre les documents associés (paiements, devis, factures / avoirs…)

Lorsque vous manipulez vos devis, vous pouvez rapidement accéder aux documents associés en cliquant sur les boutons qui vont apparaître au centre de votre fenêtre.