Ce que le registre exige

Vous tenez, en réalité, deux registres à la fois, et Odoo les matérialise dans un seul écran :

• le registre des objets mobiliers, dit livre de police, qui veut de chaque objet acquis « les nom, prénoms, qualité et domicile de chaque personne qui a vendu », « la nature, la provenance et la description » de l’objet, et son prix (c. pén., art. R321-3) ;
• le registre des métaux précieux, qui veut en plus « la nature, le nombre, le poids, le titre, la date d’entrée et de sortie et l’origine » des matières, « afin de permettre leur identification individuelle » (CGI, ann. IV, art. 56 J quindecies).

Un registre par agence

Attention

Si vous exploitez plusieurs établissements ouverts au public, un registre est tenu pour chacun.

Lorsque les personnes mentionnées à l’article R. 321-1 possèdent plusieurs établissements ouverts au public, un registre est tenu pour chaque établissement.

— code pénal, art. R321-6

L’article R321-6-1, qui dispense du registre physique coté et paraphé lorsque la tenue est informatisée, ne dispense pas de ce découpage-là.

Concrètement, dans Odoo :

• la numérotation repart de 000001 dans chaque société. Metz 000004 et Nancy 000004 sont deux inscriptions différentes, et la colonne Société précède le numéro d’ordre pour cette raison ;
• les pages et leur chaînage sont propres à chaque société ;
• la lecture est cloisonnée : un utilisateur ne voit que les registres des sociétés auxquelles il a accès.

Le numéro d’ordre

Chaque objet exposé à la vente ou détenu en stock est affecté d’un numéro d’ordre. […] Le numéro d’ordre est porté sur le registre et figure de manière apparente sur chaque objet ou lot d’objets.

— code pénal, art. R321-4

La maille est donc le lot, que l’article admet expressément. Chaque inscription reçoit son numéro, et ce numéro devient le numéro de lot du stock : c’est lui que vous portez sur le sachet.

Attention

Cette dernière partie ne se fait pas toute seule. Le logiciel attribue le numéro ; c’est au comptoir d’étiqueter physiquement le lot.

Ce qui s’écrit, et quand

Rien ne se saisit à la main dans le registre. Une ligne s’y inscrit à la comptabilisation de l’avoir de rachat, pour chaque lot d’objets entré, et une autre à la validation de la livraison, pour chaque lot qui ressort.

C’est pourquoi les mentions se recueillent avant : sur la fiche de l’article, sur la fiche du contact, et sur le devis de rachat. Une fois le vendeur reparti, une description perdue l’est définitivement.

Ce qui ne se modifie plus

Une inscription ne se modifie pas et ne se supprime pas.

Les enregistrements informatiques créés pour les ouvrages d’occasion ne [peuvent] être modifiés que par création d’un nouvel enregistrement avec indication de son motif.

— CGI, ann. IV, art. 56 J sexdecies, 2° c

Une correction s’inscrit donc à la suite, sous son propre numéro d’ordre (voir Rectifier une inscription).

C’est le principe dont procèdent tous les écrans de correction du module : rectifier une inscription, corriger une quantité, régulariser une arrivée, requalifier une part d’un lot. Aucun ne réécrit ; chacun inscrit au registre ce qu’il change au stock.

Attention

Par ricochet, une pièce inscrite au registre ne revient plus au brouillon et ses lignes ne se suppriment plus. Le registre a consigné ce qu’elle disait le jour du rachat ; la laisser diverger sans trace serait pire que le refus.

Qui y a accès

Le registre s’ouvre depuis son propre menu, réservé à un droit nommé : Livre de police, dans l’onglet Droits d'accès de la fiche utilisateur (Menu > Paramètres > Utilisateurs & Sociétés > Utilisateurs).

Ce droit ne se déduit d’aucun autre — comptabiliser un avoir n’est pas consulter le registre. Et il est nommément accordé pour une raison précise : chaque consultation doit laisser une trace, et une trace ne vaut que si l’accès est donné à des personnes identifiées (arrêté du 15 mai 2020, art. 3, 2°).

Deux niveaux se posent au-dessus, et ne concernent pas la lecture : Livre de police - responsable réceptionne un transfert quel que soit l’établissement d’arrivée ; Livre de police - correction du stock rouvre les mouvements qu’aucun document ne justifie. Voir Livre de police et métaux précieux, section « Droits d’accès ».

Note

Le registre est en lecture seule, pour tout le monde. Il s’écrit à la comptabilisation des avoirs et à la validation des livraisons ; aucun utilisateur, quel que soit son droit, ne peut en modifier une ligne.