Corriger une pièce depuis la facture

Une erreur se remarque le plus souvent sur la pièce : l’avoir d’un rachat, la facture d’une vente. Or une pièce inscrite au registre ne revient pas en brouillon, et les corrections se font depuis le registre.

Le bouton Corriger cette pièce fait le lien. Il demande ce qui est faux, montre ce que la correction va toucher, puis ouvre le bon écran.

Le bouton apparaît sur une facture ou un avoir comptabilisé qui a fait naître au moins une inscription : l’entrée d’un rachat, ou la sortie d’une vente livrée. Il disparaît dès que l’opération est annulée.

Attention

Remettre en brouillon reste affiché, mais il est refusé sur une pièce inscrite. C’est voulu : rouvrir la pièce permettrait de lui faire dire autre chose que ce que le registre a consigné.

Choisir ce qui est faux

L’encadré jaune change selon le choix et dit, avant tout geste, ce qui va bouger — registre, stock, comptabilité.

Choix	Ce qui s’ouvre	Ce qui change
L'article ou le titre est faux	la requalification (voir Requalifier une part d’un lot)	le registre et la nature du stock ; la facture ne change pas
Une mention est fausse	la rectification de l’inscription (voir Rectifier une inscription)	le registre seul
La quantité ou le poids est faux	la rectification de quantité	le registre et le stock du lot ; la facture ne change pas
Toute l'opération est à annuler	rien : l’annulation se fait ici	tout — voir plus bas

Puis Continuer.

Quand la pièce porte plusieurs inscriptions, un champ Inscription concernée apparaît pour les mentions et la quantité : choisissez celle à corriger. Pour une quantité, si toutes sont des entrées, l’écran de rectification s’ouvre sur toutes à la fois.

Note

Une vente ne se requalifie pas : une sortie dit ce qui est parti. Si le mauvais article a été vendu, annulez l’opération, puis refaites la vente avec le bon article.

Astuce

Si le montant est faux, ni la mention ni la quantité ne suffisent : ces corrections ne touchent pas la facture. C’est toute l’opération qui est à annuler, puis à refaire.

Annuler toute l’opération

C’est la seule correction qui n’avait pas d’écran. Elle est réservée au responsable du livre de police.

1. Choisissez Toute l'opération est à annuler.
2. Lisez l’encadré : il nomme les inscriptions touchées.
3. Cochez Annuler aussi le règlement pour que le paiement saisi sur la pièce soit annulé lui aussi (voir Et l’argent ?).
4. Renseignez le Motif de l'annulation. Il est obligatoire, et s’écrit sur chaque rectification.
5. Cliquez sur Annuler l'opération, puis confirmez.

Les enregistrements informatiques créés pour les ouvrages d’occasion ne [peuvent] être modifiés que par création d’un nouvel enregistrement avec indication de son motif.

— CGI, ann. IV, art. 56 J sexdecies, 2° c

Ce qui se passe

• Registre : chaque inscription de la pièce est rectifiée à zéro, sous un nouveau numéro d’ordre, avec le motif. L’inscription d’origine demeure, lisible.
• Stock :
  • pour un rachat, le métal ressort du lot ;
  • pour une vente, il revient dans ses lots par un retour de la livraison. La commande est annulée si plus rien n’y reste facturé.
• Comptabilité : une contre-pièce solde la pièce — une facture pour un rachat, un avoir pour une vente. La pièce d’origine demeure ; elle n’est ni supprimée ni remise en brouillon.

L’écran s’ouvre ensuite sur la contre-pièce, et la pièce d’origine porte dans son historique le motif et le numéro de la contre-pièce.

Et l’argent ?

• Case cochée : le règlement enregistré sur la pièce est annulé — à condition qu’il ne soit pas encore rapproché d’un relevé bancaire.
• Case décochée, ou règlement déjà rapproché : le règlement reste. Il devient un montant à rembourser ou à réaffecter, à traiter à part.

Attention

Un règlement rapproché d’un relevé bancaire a réellement circulé : il ne s’annule pas d’ici. L’écran refuse alors la case ; décochez-la, et traitez le remboursement avec la comptabilité.

Quand l’annulation est refusée

L’écran refuse…	Pourquoi	Que faire
si vous n’êtes pas responsable	l’annulation défait registre, stock et comptabilité d’un coup	demander au responsable
un rachat dont le lot est déjà reparti en partie — vendu ou transféré	ces départs sont inscrits au registre, et l’on ne peut retirer du coffre un métal qui n’y est plus	rectifier ce qui est faux, inscription par inscription
un rachat d’une année déjà déclarée à la DGFiP	voir ci-dessous	voir avec le comptable avant de corriger
une pièce qui a déjà une contre-pièce	l’opération est déjà annulée	rien

Un rachat d’une année déjà déclarée

La loi impose de déclarer, chaque année, les achats de métaux faits auprès de chaque vendeur (CGI, art. 1649 bis). Annuler un rachat change le cumul de son vendeur. Si la déclaration de l’année est déjà déposée, ce cumul est faux, et il faut déposer une déclaration rectificative.

Ce que la loi n’écrit pas, c’est la manière de rectifier. Elle vient du cahier des charges de la DGFiP : la rectificative ne se dépose qu’une fois par année, et plus aucun fichier n’est accepté après le 30 septembre de l’année suivante. C’est pourquoi l’écran refuse, plutôt que de laisser la déclaration déposée et le registre se contredire en silence.

Note

L’avoir qui annule une vente n’entre pas dans la déclaration comme un rachat, et un rachat annulé sort du cumul de son vendeur : ni l’un ni l’autre n’est un achat.